Oct
23
2014

Cuida el dinero en caja

Para tener una operación sana, lo primero que debes hacer es revisar tus políticas de crédito y cobranza.

Por Jorge Villalobos
08-28-2012

La importancia del manejo de efectivo es muy simple: si a un negocio se le termina el dinero, se le acaba el negocio. Ya sea una empresa pequeña o grande, debe analizar y controlar las repercusiones de la brecha entre el momento en que paga a sus proveedores y empleados, y el momento en que cobra sus facturas. De lo contrario, podría quedarse sin recursos para seguir operando.

Para evitar este escenario hay que administrar correctamente el flujo de efectivo. Lo primero que debes hacer es “identificar el ciclo de cómo se hacen todas las operaciones reales en tu negocio”, dice Benito Revah, académico del Instituto Tecnológico Autónomo de México (ITAM).

Este ciclo financiero empieza el día uno, cuando se adquiere o inicia la producción de la mercancía, la cual –dependiendo su rotación– sale de la compañía cierto día y después la empresa demora determinado periodo en cobrar. Del tiempo que tarden estos procesos depende la entrada del efectivo en un ciclo normal de operaciones. Del mismo modo, se debe identificar cuándo sale el efectivo; esto es, cuándo tiene que pagar a sus proveedores.

El problema es que, en algunos casos, la salida de efectivo sucede antes que la entrada, de modo que el ciclo financiero no favorece al negocio. Hay otros casos en que la entrada de efectivo ocurre antes que la salida y entonces, se está en el mejor de los mundos porque el ciclo es favorable.

Imagina una situación de este tipo. Una tienda de ropa recibe la mercancía el día uno y sus inventarios tardan 38 días en rotar. El negocio es rápido en cobrar: tarda cuando mucho tres días porque acepta tarjetas de crédito. Por lo tanto, su ciclo de operaciones es de 41 días (38 + 3). Además, la empresa tiene suficiente poder de negociación con sus proveedores, de modo que dispone de 90 días para pagarles a partir de que recibe las prendas. En conclusión: la salida del efectivo se da mucho tiempo después de su entrada.

Durante los 49 días –la diferencia entre el día 41 y el día 90– en que la empresa dispone del efectivo, tiene la oportunidad de reinvertir ese dinero, ya sea en inversiones financieras (para generar rendimientos) o bien, comprando más inventario. En este caso, en la medida en que crece su operación, entra más efectivo.

Ahora imagina el caso de un fabricante de pantalones que le vende sus productos a una tienda. Su ciclo empieza el día uno cuando recibe su materia prima y tarda 45 días en producir y vender los pantalones. Dado que su cliente tarda 90 días en pagarle, la entrada del efectivo demora 135 días (45 + 90). Mientras que la salida del efectivo ocurre en 30 días, ya que la fábrica debe pagar a sus proveedores de hilo, cierres, botones y tela.

En este caso, el lapso entre la entrada de efectivo (el día 135) y la salida (el día 30) es de 105 días, por lo que es desfavorable para el negocio. La empresa forzosamente necesita financiar con costo (por medio de un crédito bancario, por ejemplo) esos 105 días para seguir operando, pues si no paga a sus proveedores, estos dejarán de surtirle. Aquí en la medida en que crece la operación de la compañía (al vender más pantalones), más efectivo requiere.

Para administrar correctamente tu manejo de flujo de efectivo:
Primero identifica los plazos en que entra y sale el efectivo del negocio, y determina si en la medida en que crece tu operación entrará más efectivo o requerirás más dinero.

Si tu ciclo financiero genera un excedente de efectivo, trata de sacarle el mayor rendimiento posible.

Si tu ciclo financiero requiere de financiamiento, entonces busca créditos con las tasas más bajas posibles y mejora tu cobranza.

Además, negocia plazos de pago más largos con tus proveedores. “Mientras te financies con dinero de terceros que no te cueste un centavo de intereses, ese financiamiento juega a tu favor”, comenta Revah. Esto puede hacerse, por ejemplo, en pedidos importantes. En la medida en que mayor sea el volumen que compres, mayor será tu poder de negociación.

Cuando administras tu flujo de efectivo, lo ideal es que la salida del dinero sea lo más lenta posible. Para lograrlo, sigue estas recomendaciones:
Realiza tus pagos el último día que puedas hacerlo sin penalización. No pagues de manera anticipada.

Paga con cheque, preferentemente los viernes (para que el fin de semana el dinero esté flotando en tu cuenta y no en la de tu proveedor).

Aprovecha todos los descuentos disponibles por pronto pago.

Crea una política de no adelantos en efectivo (tanto a externos como a empleados).

Establece políticas y procesos de pago para minimizar la posibilidad de pagos fraudulentos por parte de colaboradores.

Otras herramientas disponibles para manejar tu flujo de efectivo son:
Líneas de crédito. Los bancos son menos propensos a prestar cuando a alguien le urge el dinero.  Por eso, la recomendación es abrir líneas de crédito aunque no las necesites para que estén disponibles por si tienes problemas de liquidez, que es la disponibilidad de dinero para cumplir eficientemente con las necesidades de efectivo diarias de la compañía.

Asegúrate de que estas líneas de crédito te ofrezcan flexibilidad para obtener los recursos en el momento en que los requieras. También que puedas pagar anticipadamente el préstamo antes de tiempo sin penalización, ahorrándote así intereses.

Factoraje. Otra opción es descontar los documentos por medio del factoraje. Esto significa endosar una cuenta por cobrar a un tercero (empresa de factoraje) para que éste la cobre después a cambio de anticipar el efectivo por el total de la cuenta menos un porcentaje (de ahí el término descontar).

Mejora la cobranza

Existen varias maneras de hacer más eficiente el cobro a tus clientes:

Para empezar, revisa el desfase entre la venta a crédito del bien o servicio y la emisión del requerimiento de pago. Promueve una facturación frecuente y puntual de las cuentas por cobrar, evitando emitir las facturas a fin de mes, sino inmediatamente después de la venta.

Si estás en posibilidades, pide un porcentaje de la venta como adelanto y no pierdas el control del producto o servicio que ofreces hasta que el cliente haga el pago final. Claro, esto no siempre es posible. Así que averigua cuáles son los tiempos de cobro de tus competidores y adopta los más breves.

Una práctica muy efectiva para acelerar la entrada de efectivo es ofrecer descuentos por pronto pago a tus clientes para motivarlos a que cubran sus deudas lo antes posible.

Para que esto funcione, el monto del descuento tiene que ser más alto que el rendimiento que obtendría el cliente si metiera ese dinero a una cuenta de inversión, que le daría, digamos, un 2%. De modo que si ofreces un 5% de descuento es probable que el comprador lo tome.
“Lo mejor es dejarle al cliente las condiciones muy claras desde el inicio”, recomienda el catedrático del ITAM. Por ejemplo: un descuento del 5% si el pago es inmediato, del 2% si el pago es en 15 días y el monto neto si paga a 30 días. Todas estas condiciones ponlas por escrito.

Si estás dando descuentos por pronto pago, “revisa su efecto en la entrada anticipada de efectivo y si el descuento es muy alto o bajo”, recomienda el libro Presupuesto: planeación de utilidades y control, de Glenn Welsch. También monitorea si la política de descuentos es respetada (no lo es si se aplica el descuento después de la fecha límite de pago).

La alternativa opuesta a los descuentos es una penalización por pago tardío. Esta práctica podría poner en riesgo tu relación con el cliente y llevarla a cabo depende mucho de tu poder de negociación. Sin embargo, vale la pena que analices cuánta entrada de efectivo se pierde al no cargar un interés por pago tardío.

Para evitar futuros dolores de cabeza, revisa tus procesos de otorgamiento de crédito para determinar si se están descartando riesgos crediticios. Asimismo, analiza si tu empresa está anticipando las cuentas morosas y realizando acciones de cobro pertinentes antes de que las cuentas se vuelvan incobrables.

Para determinar si un cliente representa un riesgo de no pagar sus deudas:
Pide que llene una solicitud de crédito, que incluya información básica como nombre, dirección, información de contacto, RFC y referencias de otros negocios que le hayan otorgado financiamiento. Y no olvides verificar toda la información.

Investiga por tu cuenta en Internet, en el sitio corporativo de la compañía, las redes sociales y a través de motores de búsqueda si la empresa tiene problemas que podrían afectar su capacidad de pago.

En el caso de un cliente moroso, si le ofreces un plan de pagos, es clave que éste sea realista y las condiciones estén por escrito. De lo contrario, la relación con el cliente puede deteriorarse al grado de llevar a un rompimiento de la relación comercial: cuando tú dejes de surtirle y él ya no te haga más pedidos.

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