Jul
30
2014

Aprovecha las oficinas virtuales

Son una solución si requieres un espacio de trabajo con poco dinero, alto prestigio y todos los servicios de una gran empresa.

Por Ilse Maubert Roura
01-18-2011

Para todo emprendedor, contar con un espacio que sea sede de su negocio es una ilusión. Colgar los cuadros, elegir los muebles, pintar las paredes, en fin… cortar el listón de una oficina para iniciar operaciones. Pero muchas veces este sueño se ve truncado por los altos costos que implica montar una empresa de manera independiente. En ocasiones, hasta el 50% o más del capital para emprender se destina en alquilar un inmueble y acondicionarlo.

La buena noticia es que existen en México las oficinas virtuales, un servicio que le permite al empresario comenzar de manera profesional sin sacrificar su dinero, ya que están al alcance de prácticamente todos los bolsillos. Y lo mejor: son aptas para llevar a cabo todo tipo de actividad, desde coaching, psicología, diseño, contabilidad, arquitectura, freelances y proyectos desde casa, hasta producción y comercialización de artículos y servicios de tecnología.

Pero, ¿cómo funciona esta herramienta? Se trata de una oficina como cualquier otra, sólo que sin un espacio físico en un edificio. Es decir, tienes una dirección fiscal y comercial para recibir tu correspondencia o imprimirla en tu papelería y tarjetas de presentación. También cuentas con un número privado y los servicios de una secretaria que contesta tu teléfono con el nombre de tu empresa, toma recados y enlaza las llamadas a tu celular o casa para estar en contacto con tus clientes en todo momento.

Este esquema resulta ideal para aquellos emprendedores que desean empezar con una imagen reconocida, instalaciones de lujo y servicio de atención profesional a un costo competitivo. Eduardo González lo sabía desde el principio. “Cuando estás iniciando no te cae nada mal tener oficina en una zona céntrica y de prestigio para darte a conocer y que además, se encarguen de administrarla por ti. Eso reduce el riesgo al momento de arrancar y es un gran atractivo”.

Y acertó. Hoy, este empresario maneja su compañía Mail Inbox –dedicada al marketing online– desde las Lomas de Chapultepec, en la Ciudad de México. También ya suma una cartera de clientes importante, entre los que destacan Unilever, Toyota, Microsoft y Coca Cola, a tan sólo un año de haber arrancado el proyecto. “Dedico el 100% de mi tiempo a hacer negocios y no me preocupo por las labores operativas que implica una oficina, como pagar el recibo de luz, teléfono o agua, ni del salario y capacitación de la secretaria”, dice.

Para Alejandro González Gaytán, la experiencia fue similar. Hace cinco años, su despacho de abogados necesitaba un lugar para establecerse. El emprendedor comenzó por el formato de oficina física de tiempo completo, que ofrece todos los servicios básicos de una virtual, así como un espacio acondicionado para desarrollar su negocio.

Sólo una semana después de firmar el contrato, González Gaytán Abogados inició operaciones. Tenía todo lo que necesitaba para trabajar: infraestructura moderna, mobiliario, tecnología, salas de juntas, teléfono privado y conexión a Internet, servicio de mensajería, personal capacitado y un lugar de primer nivel para recibir y atender a su clientela.

La inversión necesaria: $4,500 mensuales. “Esta suma incluía tener una buena ubicación, presencia e imagen institucional y formal ante el cliente y la competencia. Eso es vital para un negocio como el mío”, asegura.

Las ventajas del modelo

Regus Latinoamérica –compañía global de soluciones para lugares de trabajo con más de 1,000 centros de negocio en 75 países–, señala que según la encuesta Regus Business Tracker muchos profesionistas emplean más de 90 minutos en llegar a sus lugares de trabajo, causándoles estrés y daños a la salud física y mental. “A nadie le gusta estar en el tráfico, y con nuestro modelo puedes acudir a cualquiera de los complejos que operamos para realizar tus labores, lo que reduce tiempos de traslado y te deja espacio libre en tu agenda para ocuparte de otras tareas”, explica.

En este sentido, las sucursales de esta firma se ubican en puntos estratégicos para que los empresarios puedan estar siempre al alcance de sus clientes. Así, Regus cuenta con 15 centros en la Ciudad de México –distribuidos en Reforma Lomas y Centro, Santa Fe, Insurgentes, Aeropuerto y Polanco–, además de tener presencia en Monterrey, Puebla, Guadalajara y Los Cabos.

Otro valor agregado de pertenecer a un centro de este tipo es el networking que se hace con los demás usuarios. “Nuestros clientes pueden interactuar y hacer negocios entre sí, proveer algún servicio o crear alianzas estratégicas que beneficien a ambas partes. Es como una hermandad”, apunta Mauricio Savariego, director general de Corporativo Sach.

Eduardo González comprobó esta ventaja. En el business center de Office 604, corporación donde se ubica su empresa, ha cerrado tratos con algunos usuarios de otras oficinas que están en el mismo edificio. “Este espacio nos sirve para dar a conocer nuestros servicios no sólo hacia el exterior, sino también internamente”, comenta.

Por su parte, Mónica Cerda, directora general de Regus México, afirma que el uso de este formato de trabajo (tanto virtual como físico) es una alternativa para aquellas empresas que sufren algún desastre, imprevisto o emergencia. “Así, se pueden mudar a un lugar de trabajo productivo y reiniciar sus operaciones de inmediato, pues todas las oficinas siempre están listas para trabajar. Por lo tanto, el negocio continúa sin ninguna interrupción”.

Incluso, algunas proveedoras de oficinas virtuales manejan programas de beneficios para sus clientes por medio de una tarjeta. Esto no sólo los identifica como miembros de un círculo de empresarios en torno a un centro de trabajo, sino que les otorga descuentos en distintos establecimientos como restaurantes, gimnasios, lugares de entretenimiento o tiendas de ropa.

Un traje a la medida

Alquilar una oficina virtual puede representar ahorros del 54 al 90% para una micro, pequeña o mediana empresa (MiPyme). Montar una oficina tradicional implica gastos por concepto de salarios y prestaciones de ley para los empleados de planta, más el pago de luz, agua, teléfono, etc. Todo esto por un monto anual de unos $114,000, contra $12,000 ($1,000 mensuales en Corporativo Sach) de un esquema virtual o $52,200 ($4,350 mensuales en Office 604) de uno físico.

“Estoy contratando todos los beneficios de una oficina sin invertir lo que representaría operarla por mi cuenta. Eso se traduce en un ahorro de casi $60,000 para mi negocio”, asegura Eduardo González, de Mail Inbox. Aunque cada proveedora maneja paquetes en función de los servicios que ofrece, la realidad es que todas personalizan su oferta específicamente para cada cliente, de manera que éste pague sólo por lo que necesita. “El esquema se adapta conforme creces y, en el momento en que lo desees puedes agregar o quitar servicios y emigrar a otros formatos de trabajo”, afirma Savariego.

Ése fue el caso de Alejandro González, quien comenzó rentando un espacio con sólo dos escritorios y actualmente ocupa siete oficinas, una para cada abogado de su despacho. Según explica, este esquema les ha permitido crecer a su ritmo, a tal punto que ya “les está quedando chico el traje”. Por lo que pretende en unos años instalarse de manera independiente con una oficina propia.

La flexibilidad de este modelo beneficia no sólo a las Pymes y emprendedores novatos. “Las grandes compañías también lo usan para ampliar su presencia a nivel nacional o tener sedes en las principales ciudades del país sin invertir tanto capital”, señala la directora de Regus. La cartera de clientes de esta firma está integrada en un 60% por Pymes –de las cuales, el 80% utiliza el formato virtual y el 20% restante, el físico– y en un 40% por corporativos como Google, American Express y Cisco.

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