Oct
24
2014

El Arte Difícil de Cobrar

Por SoyEntrepreneur
10-05-2006

El Arte Difícil de Cobrar El Arte Difícil de Cobrar Unos días se gana, otros se pierde Cuentas claras, negocios largos ¡Mucho ojo! Para cobrar y recuperar

El Arte Difícil de Cobrar

Cómo enfrentarte al famoso &flashquotDebo no niego... ¿Pago? ¡Notengo!&flashquot

José Luis Sánchez

La cartera de clientes es amplia, el porcentaje de las comisiones es el justo yhay buenos prospectos para efectuar nuevas ventas. Entonces, ¿porqué trae la cara desencajada y los nervios crispados ese gran vendedor?

Porque a pesar de que ha logrado colocar sus productos, los clientes no pagan ysi no hay pagos, no hay comisión. Esto, el pan de todos los díasde muchos ejecutivos de ventas, es causa de preocupación tanto paraellos, el departamento de cobranza y los propietarios de los negocios, por loque las tensiones entre las áreas de venta y cobro son constantes.

El punto de vista del departamento de crédito y cobranza es bastanteclaro: el vendedor es la cara amable de la empresa y ellos la cara dura quedeben exigir el pago de cuentas vencidas y no autorizar pedidos nuevos hastaque el cliente haya liquidado su saldo.

Por eso la mayoría de las personas se inclina por los negocios quecuentan con la nobleza del pago inmediato y de contado, es decir, los que serigen bajo el lema &flashquotHoy no se fía, mañana sí&flashquot (claro que&flashquotmañana&flashquot nunca llega), pero estas bondades existen en pocos giros denegocios; la mayoría de ellos en ventas al detalle. Para el resto de losparticipantes en la economía las reglas son otras.

Unos días se gana, otros se pierde

¿Cómo solucionar la falta de pago? En tiempos de bonanza no es tandifícil pues existe mayor flexibilidad en las ventas gracias a esquemasde crédito: más plazo y tolerancia, descuentos y promociones.

Cuando se va a trabajar bajo este esquema, lo mejor es abrir un área decrédito bien estructurada, en la que se haga investigaciones previas delcliente, estableciendo parámetros claros de pago, pues es unaherramienta útil para la mayoría de las empresas.

Pero cuando la economía se contrae, el crédito deja de funcionary entonces vienen los tragos amargos si es que el emprendedor no ha sabidosostener un fondo para los tiempos de &flashquotvacas flacas&flashquot. Una empresa pococompetitiva, en su desesperación por vender, genera cuentasincobrables.

El pánico por el descenso de ventas afecta más a lascompañías cuyo producto es caro comparado con su competencia. Enese momento, lo que menos debe hacerse es dar crédito sin estar en laposibilidad de financiarlo, porque va a causar problemas de liquidez.

De nada sirve vender si no se recupera el capital a tiempo para seguirtrabajando. Las utilidades se concretan hasta que la venta se cobra.

A las utilidades obtenidas, se les descuentan los saldos incobrables. Y unaempresa sin liquidez no puede pagar a sus proveedores, por lo que las deudas deun lado y otro comienzan a deteriorarla.

Visto de otra manera, hasta este punto hay tres acciones concretas que se debenemprender para evitar el escenario descrito.

*Contar con un fondo de contingencia para imprevistos

*El análisis constante del comportamiento de pago de la clientela através de la revisión de sus estados de cuenta

*Y la suspensión de servicio a los clientes que violen los acuerdos decrédito, así como la investigación a fondo de los nuevosclientes.

Monitorear los estados de cuenta mensuales de los clientes permite descubrirposibles fraudes de vendedores autorizados a cobrar cuando los visitan, aunquesu función básica es presionar al cliente para que pague.

Cuentas claras, negocios largos

Ninguna cuenta es incobrable si se siguen las políticas decrédito y cobranza. La mayor parte de las empresas, mantienen un sistemade recordatorios aunque el mecanismo varía según el giro ycondiciones de cada compañía, por lo regular el primero seenvía antes de la fecha de vencimiento.

El segundo se entrega al cliente el día que debe pagarse (si es que eldinero no se entregó antes). El tercero es un extrañamiento parael cliente moroso y se solicita la liquidación de la deuda.

Si el cliente no paga, llega el momento de hacer gestiones víatelefónica y visitas personales para ver qué ocurre. En estelapso pueden hacerse nuevas negociaciones.

De fallar el paso anterior, se entrega la cuenta al área legal de laempresa, la cual decidirá si procede al cobro del pagaré que enla mayoría de los casos se solicita al cliente al otorgarle unalínea de crédito.

¡Mucho ojo!

Es conveniente que exista una solicitud de crédito con los datosgenerales de tu cliente o un expediente en el que se incluyan referenciascomerciales, bancarias y personales, así como un resumenhistórico de la empresa que refleje la antigüedad del negocio,productos que le interesa comprar, volumen estimado de su adquisición yen el caso de créditos cuantiosos, un balance de la empresa solicitante.Además de la investigación crediticia es conveniente lainspección visual del negocio de tu cliente.

Otra recomendación que suele ser efectiva es que a un cliente nuevo sele otorgue sólo el crédito equivalente al importe de su primeracompra mensual, ya que ésta es una buena forma de conocerlo.

Los límites establecidos deben actualizarse según las necesidadesdel comprador, pero es recomendable por lo menos hacerlo anualmente. Recuerdaobservar la suma total de créditos que tu empresa otorga para que encaso de un imprevisto, esta área no afecte la operación delnegocio.

Si todo esto no funciona la cuenta caerá en cartera vencida, segmentoque debe ser contemplado en la planeación anual de la empresa pues esuna situación que no se puede evitar; siempre habrá un clienteincumplido.

La costumbre establece cargar al rubro de los gastos una provisiónequivalente al tres por ciento de las ventas (como máximo) a cuentasposibles de perderse. Esto se programa en el presupuesto anual y al concluir elejercicio se cancela la parte no utilizada. Lo ideal es no alcanzar y muchomenos rebasar la suma estipulada para este caso.

Un vendedor que hace bien su tarea investiga su mercado para encontrar nuevosclientes, pero también para tomar referencias de los mismos y sabercómo son en el manejo de sus compras a crédito.

Para cobrar y recuperar

*En el ámbito comercial es raro no buscar el mejor precio y condiciones(regateo). Dice la voz popular que &flashquotquien acepta todo a la primera, essospechoso&flashquot; es muy probable no esté dispuesto a pagar puntualmente.

*Visita al cliente en persona, aún cuando no sea para larenovación de su línea de crédito. Será una formade analizar el estado de la empresa a la que le vas a vender.

*Al conceder un crédito, otorga especial importancia al arraigo delcliente en la localidad: lo ideal es que por lo menos tenga un año dehaber instalado su negocio.

*Frente a un cliente moroso la firmeza es necesaria. Un cliente que se atrasapaga a quien le cobra más insistentemente.

Hay dos tipos de clientes morosos: el que se atrasa por verdaderos problemaseconómicos pero tiene la intención de pagar y el que no la tiene.A quien tiene voluntad de pagar, debe escuchársele y tratar de darlealgunas facilidades para liquidar lo que debe, pero para el que no la tiene, laúnica alternativa es el cobro legal.

Este artículo originalmente fue publicado en Entrepreneur Mexico.

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