Oct
23
2014

El Ciclo de Comunicación

Maximiza tu tiempo y tu presupuesto de Relaciones Públicas siguiendo este simple y efectivo método.

Por PR Newswire
07-08-2010

Una buena estrategia en Relaciones Públicas permite una organización de comunicación efectiva con la audiencia objetivo. Para lograr valor óptimo, los dueños de negocios necesitan un proceso para ejecutar su estrategia tan efectiva y eficientemente como sea posible. Sin el adecuado marco de trabajo, puedes encararte con ganancias de corta vida y de gasto innecesario.

Las buenas noticias son que hay un método simple a seguir – El Ciclo de Comunicación – que puede servir como guía para dueños de pequeños negocios que quieren un método simple y efectivo para desarrollar sus estrategias de Relaciones Públicas.

Ted Skinner, Vicepresidente de PR Products© de PRNewswire©, responde a las preguntas clave de cómo hacer trabajar el método  para su negocio.

¿Qué es el Ciclo de Comunicación?

El Ciclo de comunicación puede dividirse en cinco pasos:

1. Mensajería: Antes de implementar una estrategia de Relaciones Públicas, se debe determinar qué es lo que se va a decir y cómo se va a decir. ¿Cuáles son los puntos clave que se van a convenir? ¿Cuál es el formato más efectivo en el cual comunicar el mensaje: Texto, Video o Multimedia?

2. Objetivo: El aspecto más importante de las Relaciones Públicas, así como en ventas es conocer tu audiencia objetivo. Un concepto comúnmente mal interpretado es ver a los reporteros como la audiencia primaria. Verdad, los reporteros serán tu principal conducto de comunicación y un importante grupo para confeccionar tus mensajes, pero el objetivo absoluto de una campaña de Relaciones Públicas deben ser los clientes, inversionistas y socios potenciales.

Antes de comprometerse en cualquier acercamiento de Relaciones Públicas, determina quién es tu audiencia, dónde está localizada y qué tipo de fuentes de información ocupan para manejar sus decisiones de negocios. Entre más detallado sea el objetivo, más efectiva será su comunicación.

3. Distribución: Existen diferentes métodos que puedes usar para darte a conocer, pasando desde lo mas básico hasta lo más robusto. De acuerdo con los mensajes y objetivos, confecciona tu distribución a cada audiencia basados en cómo acceden a la información.

Enviar correo electrónico o Fax a una lista predeterminada es el método más simple y menos costoso para la distribución de la información. De cualquier modo, este acercamiento es limitado porque sólo los que estén en la lista accederán a la información.

La distribución de cables noticiosos vienen con una etiqueta de precio, pero el gasto asegura una mayor audiencia a través de contactos con reporteros y posteo en sitios de noticias y consumo alrededor del mundo. Más adelante, algunos cables noticiosos ofrecen un motor de búsqueda optimizado para comunicados de noticias, lo que incrementa la compatibilidad  de su comunicado que será tomada por Yahoo!© o Google. Los elementos de los medios sociales, tales como la tecnología de  etiquetada o el monitoreo de Blogs, han sido también incorporados al aumento de la distribución estándar de los comunicados de prensa.

Hablando de lo cual, los blogs y los sitios de medios sociales ofrecen un importante canal de crecimiento y costo efectivo para las actividades de Relaciones Públicas. Sin embargo, con una recompensa-  llegar a una audiencia altamente identificada y motivada- conlleva un riesgo. Los Blogs y sitios de medios sociales nos exponen a la crítica.

4. Monitoreo y medición: Monitorear y medir la efectividad de un programa de RP, es crucial y de hacerse continuamente. El modo más directo y efectivo en costos de monitorear la actividad de RP, es recolectar manualmente los artículos publicados en medios impresos o sitios Web. 

Servicios como Google News, ofrecen una manera relativamente fácil y gratuita de rastrear la cobertura publicada en línea. Sin embargo, recolectar artículos puede consumir mucho de tu tiempo, especialmente para el propietario de un pequeño negocio. Los servicios de monitoreo profesionales pueden asumir esta carga, pero a un precio.

Igualmente importante al número de artículos generados, es la cobertura. ¿Tus mensajes clave fueron transmitidos correctamente? ¿Qué tono tomaron los medios en relación a tu noticia? ¿Se discutió en la blogosfera? Existen muchos factores importantes al sopesar el éxito o fracaso de un programa de RP y deben ser evaluados después de cada campaña.

5. Valoración:
La etapa final en el ciclo es tomar lo aprendido de su campaña y aplicarlo al trabajo futuro. Si los medios no se interesaron en su noticia, busque un ángulo o publicación distinta. Si la falta de comprensión fue el problema, refine sus mensajes. Si las personas equivocadas leyeron su nota, vuelva a examinar sus métodos de distribución. Con el tiempo afilará su campaña para obtener los mejores resultados para su negocio.

¿Cómo puede el ciclo de Comunicaciones beneficiar a un pequeño negocio?

El Ciclo de Comunicación está diseñado para generar exposición focalizada de modo eficiente en tiempos y costos. Para los propietarios de pequeños negocios con experiencia limitada al planear y ejecutar estrategias de RP, el acercamiento paso a paso les permite organizar sus actividades en un marco de ayuda para producir resultados cuantificables. Las Relaciones Públicas siempre serán más un arte que una ciencia. El Ciclo de Comunicación ayuda a aclarar algunos de sus caprichos.

¿Cuáles prácticas y  herramientas sencillas pueden utilizar los propietarios de pequeños negocios?

• Una lista de medios sólida debe ser el corazón de toda campaña de Relaciones Públicas. Las listas de medios pueden construirse a partir de conocimientos propios, recursos en línea o bases de datos de medios. Aunque existe un costo implícito, las bases de datos de medios ofrecen el medio mas eficiente de recolectar información  y acceso a detalles importantes sobre reporteros específicos.

• Los servicios de distribución de cables noticiosos también pueden ser de valor para los esfuerzos de RP de una pequeña compañía. De nuevo, hay costos involucrados, pero la escala de distribución que un cable noticioso provee, no puede ser igualada por otros medios comparables.

• Una sala de medios en línea es otra herramienta que puede ser de valor para los pequeños negocios. Simplemente una sala de medios es una sección dentro de un sitio corporativo, dedicado a los materiales  y noticias de valor para reporteros y otras personas en busca de información sobre la compañía.  Las salas de medios van desde las básicas, como una cronología de anuncios recientes, hasta las más sofisticadas, que incluyen tecnología para publicar comunicados automáticamente, permiten descargar contenido multimedia y proveen comunicación directa con los contactos de la compañía.

• Fuentes expertas, individuos en su compañía capaces de discutir temas relacionados con su negocio o industria, son altamente deseables para los medios y pueden ofrecer a las compañías una manera de hacerse notar aún cuando no hay ninguna noticia disponible. Hay varias formas de aprovechar una fuente experta. El acercamiento más directo es ofrecer proactivamente, una lista de reporteros y acceso al individuo si la necesidad surgiera. Una vez que una relación se ha desarrollado, será el reportero quien con frecuencia se acerque a su compañía para comentarios futuros.

• Servicio Online, como ProfNet, conéctese con periodistas expertos en busca de una fuente para citar. Los servicios permiten a las compañías crear perfiles para sus expertos, que están disponibles a los reporteros registrados en el servicio. Los sitios permiten a las compañías acceso a anuncios de reporteros que están buscando artículos en producción.

• Blogs que ofrecen un foro para que su experto (a) comparta su opinión sobre una gran variedad de temas y a su vez, demuestre su sabiduría a los lectores. El riesgo con los blogs, como se ha mencionado antes, es el potencial de crítica o comentarios negativos.

En el futuro, ¿cuáles serán las herramientas de RP más importantes para los pequeños negocios?

El crecimiento y maduración de las redes sociales, continuarán influenciando el paisaje de las RP. Conforme estas nuevas tecnologías se integren a la corriente general, deberíamos comenzar a ver el contenido Zagat-like más localizado disponible en comunidades a través del país. Este tipo de sitios le dan a los pequeños negocios oportunidades aún más grandes de exposición. Las prácticas y  herramientas tradicionales continuarán siendo los cimientos de las relaciones públicas, pero más y más veremos la influencia del contenido compartido y las comunicaciones.

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Por Rachel Meranus, Vicepresidenta - Relaciones Públicas, PR Newswire

www.SoyEntrepreneur.com

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