Oct
23
2014

Iníciate en la administración de condominios

Ingresa al outsourcing de servicios profesionales administrando desde un conjunto residencial o un edificio de oficinas hasta una plaza comercial.

Por Nora Casta
01-07-2008

Las privadas de casas, condominios, conjuntos residenciales, edificios de oficinas o de comercios seducen a sus propietarios y habitantes con una oferta muy concreta: seguridad, calles limpias y bien iluminadas, jardines o áreas verdes y, en general, una buena apariencia. Esta "diferencia" les ha permitido ganar terreno en las preferencias de los consumidores y convertirse en proyectos altamente demandados.

Si bien el concepto no es nuevo, el mercado y las exigencias de los consumidores han evolucionado: de lo que tradicionalmente se encargaba el portero del edificio, se pasó a la contratación de un administrador a tiempo parcial. Luego vino uno dedicado a tiempo completo y finalmente, el empleo de todo un staff de trabajadores. Ante esta realidad nació el outsourcing, que inició hace un par de décadas en hospitales, oficinas, clubes deportivos y grandes comercios. El beneficio: una disminución en los gastos de operación y mayor control sobre el servicio prestado. La tendencia dice que esta modalidad se está extendiendo rápidamente al sector residencial.

Descubre en este artículo una opción de negocio en la que puedes emprender en pequeña o gran escala. En el arranque no necesitas montar una oficina ni invertir mucho dinero, puesto que el capital más importante eres tú. Es posible iniciar desde casa y dedicarle sólo medio tiempo al negocio, y crecer hasta montar todo un despacho profesional y extenderte a todo tipo de inmuebles.

En qué consiste el negocio

Las personas, cada vez con mayor frecuencia, optan por contratar a alguien que les ayude con ciertos pagos, trámites y servicios que van desde la plomería hasta el mantenimiento general de una casa u oficina. El objetivo es no perder tiempo e incluso ahorrar dinero al evitar multas y recargos por cuentas retrasadas.

Para resolver dichas necesidades, esta oportunidad de negocio considera ofrecer servicios administrativos y de mantenimiento para todo tipo de inmuebles en aspectos básicos como:

* Aseo

* Plomería

* Vidriería

* Cerrajería

* Jardinería y fumigaciones

* Suministro de gas

* Recolección de basura

* Trabajos de pintura y albañilería

* Impermeabilizaciones

* Lavado de cisternas y tinacos

* Electricidad (incluyendo el mantenimiento y reparación de equipo de motobombas y sistemas de interphone, por ejemplo)

* Mantenimiento de instalaciones hidráulicas y sanitarias

* Mantenimiento de elevadores

* Mantenimiento de piscina

* Mantenimiento de equipos y/o aparatos de ejercicio de los gimnasios, etc.

Además de realizar la cobranza de las cuotas es posible ofrecer a los residentes hacerse cargo de sus servicios y cuentas: lavandería, tintorería, gas, teléfono, luz o, en general, cualquier pago en bancos (colegiaturas de los niños, por ejemplo). Recuerda que todavía hay mucha gente que no tiene domiciliadas en sus tarjetas de crédito esta clase de erogaciones.

En ese sentido, tu negocio será una agencia de intermediación entre los servicios que presta un técnico y las necesidades que de estos tienen las familias en sus casas o departamentos. ¿Cómo ganas? Obtienes una comisión de entre el 10% y 15% por la gestión de los servicios básicos (plomería, electricidad, jardinería, pintura y albañilería), misma que sube hasta el 20% y 30% si consideras, la administración del cobro de cuotas, supervisión de empleados y pagos por servicios que los propietarios no tienen tiempo de realizar.

Por lo general, las tareas de outsourcing de administración de condominios se realizan principalmente por las mañanas, mientras que las contingencias se pueden presentar en cualquier momento. "Es absolutamente recomendable contar con por lo menos dos proveedores de pipas de agua, electricistas, cerrajeros o plomeros, siendo todavía mucho mejor si uno o los dos responden a emergencias las 24 horas", sostiene Mercedes Velásquez, quien desde hace poco más de cinco años administra edificios de departamentos en la zona oriente del Distrito Federal. Así, para brindar un apoyo oportuno se deben realizar alianzas con distintos prestadores de servicios de mantenimiento, con quienes se acordará una comisión o mejores precios por número de trabajos canalizados. Deben tener total disposición en el caso de eventualidades comunes como fugas de agua y gas, o para las fallas de luz o cortos circuitos. Para la vigilancia, Mercedes aconseja la contratación mediante la delegación o municipio, ya que en caso de alguna incidencia tienen radio abierta con la policía y la respuesta es inmediata (no más de cinco minutos).

Perfil del cliente

Cuando un cliente elige dejar en manos de un administrador esta clase de inconvenientes, te confía una de las cosas más valiosas que posee: su patrimonio. Por lo tanto, es muy importante la seriedad y seguridad que se le brinde. De acuerdo con Mercedes Velásquez este negocio se beneficia de dos factores clave: la necesidad de las personas de trabajar y los horarios cada vez más complejos -especialmente en el caso de las parejas jóvenes, donde los dos trabajan-. Por ello, el mejor cliente es el joven o señorita ejecutiva quien, como no tiene tiempo de nada, paga por todo (hasta porque le barran el frente de su casa). Esta persona raramente se queja de las cuotas y es puntual en sus pagos.

Secretos para una buena gestión

Una administración deficiente disminuye la rentabilidad de este negocio. Si se deja deteriorar el inmueble por falta de planes adecuados de mantenimiento, a la larga las reparaciones y desperfectos fortuitos saldrán más caros, lo que también conduce a una mala convivencia vecinal. El factor principal para brindar un manejo de calidad en la administración de edificios de departamentos o de condominios es la cobranza. "Es la peor parte", dice Mercedes Velásquez. Por ejemplo, para cada 10 departamentos son necesarios una persona de limpieza y un vigilante que, en promedio, cuestan al mes $6,000 ($2,000 y $4,000, respectivamente). En suma, si dos personas no cubren con su cuota de $1,000 por departamento, al menos en ese mes, se pierden o se retrasan los $4,000 de ganancia provenientes de ese edificio.

En general, se tiene que llevar a cabo una supervisión constante de las instalaciones y áreas comunes, reportando periódicamente el estado en que se encuentran. También se recomienda elaborar un presupuesto de reparaciones y de las necesidades de mantenimiento mayor. Además, es altamente aconsejable ofrecer diferentes formas de pago (efectivo, cheque, depósito) y hasta descuentos por pago adelantado.

Las fechas de pago y el monto de las cuotas que cada residente debe cubrir tendrán que quedar por escrito en el reglamento interno del condominio, edificio o conjunto residencial. Además, es necesario sentar los acuerdos en cuanto al uso de áreas comunes (jardines, salones de usos múltiples y alberca, entre otros), estacionamiento para las visitas de los dueños, ruidos, invitados en ausencia del dueño, etc.

Al dividirse entre todos los ocupantes, también existe el inconveniente de que algunos condóminos se quejan de las altas cuotas por el consumo de luz en áreas comunes como son los pasillos, jardines, estacionamiento y caseta de vigilancia, por lo que en estos casos el reglamento debe especificar también el ahorro de energía. En cuanto a las juntas breves que se deben celebrar por lo menos cada uno o dos meses para informar a los inquilinos el estado que guarda la administración, Mercedes explica que lo ideal es establecer una multa por inasistencia (ella penaliza con $100 la falta), ya que hay algunas personas que no asisten porque adeudan y tienen pena de que se les cobre frente a los demás.

Adicionalmente, los contratos que se firman con los condominios tienen una duración de uno o dos años. Al final del ejercicio el Consejo de Administración -o Junta de Vecinos- evaluará el desempeño de tu despacho; por eso es recomendable mantener informados a los clientes respecto a la calidad en la prestación del servicio. Para hacerlo, entrega bitácoras o reportes mensuales con las labores extras que se solicitaron durante el período de administración, apoyos que valorarán los vecinos al momento de renovar el contrato.

Haz crecer tu negocio

Algunos conjuntos residenciales grandes o edificios de oficinas prefieren contratar a personas morales con una determinada antigüedad y experiencia en el mercado. "Esta es una rama aún poco explotada por nuestro gremio", dice Noé Silva Rodríguez, presidente en el Estado de México de la Asociación de Profesionales Inmobiliarios, A.C. (www.ampi.org). "Pero creo que vamos camino a la especialización, considerando las fortalezas de cada empresa desde las áreas industriales hasta las corporativas".

En este sentido Carlota Jaimes Gorostieta, contadora y corredora inmobiliaria con más de 10 años de experiencia en la administración de condominios y otros inmuebles, precisa que hoy existe un desconocimiento del trabajo que se hace. "Por ello es urgente contar con la regulación y la preparación de los corredores para evitar errores y poder avanzar", recalca.

La AMPI trabaja con la SEP y el Ceneval para crear la carrera del Comercializador Inmobiliario (especialidad que ofrecen universidades como el ITAM o la Ibero, pero como cursos y diplomados), con lo que se adquirirá la cédula profesional de corredor inmobiliario. La formación académica ayudará a atender mejor a los clientes y acceder a un nicho más grande y fuerte -como los grandes complejos residenciales de Santa Fe y los clubes campestres- que cuentan con su propio gimnasio, albercas, salones de fiestas y de usos múltiples que ya requieren de una administración más compleja, donde la empresa que los atienda requerirá de un staff más grande y de la experiencia y preparación en el sector inmobiliario. "La mayor inversión que debemos hacer es en nosotros mismos", sostiene Jaimes Gorostieta.

Una de las ventajas del negocio de administración de condominios es que puede ser un gran complemento al corretaje de inmuebles. Cuando los residentes dejan su casa o departamento y la ponen en renta o venta, tú puedes hacerte cargo del proceso. Por lo regular, si es una renta se les cobra un mes de honorarios por alquilar el lugar y, cuando es venta, tus honorarios fluctuarían entre el 5% y 6% de comisión al cerrarse el negocio. Al año, generalmente de cada 10 departamentos por lo menos se desocupa uno para renta y uno para venta. Si un propietario lo pone en renta con valor mensual de $10,000, tu pago será de $10,000. Si el inmueble cuesta, por ejemplo, $1.5 millones, una comisión del 5% por venderlo te representará ingresos por $75,000.

En general, la administración de condominios puede dejarte ganancias por $40,000 mensuales.

El modelo de negocios

Para arrancar necesitas una línea telefónica que te permita estar localizable en cualquier momento ya que, como intermediario, lo que estás vendiendo es la solución de los problemas o imprevistos que se le presenten a tus clientes. De acuerdo con Mercedes Velásquez, las cuotas se fijan dependiendo de los servicios que se presten al edificio. Por ejemplo, considerando el supuesto de que se trate de un edificio de ocho o 10 departamentos, el margen de ganancia sobre cada servicio prestado es de alrededor del 25%, con lo que se cobraría a cada uno las siguientes cuotas:

* Limpieza: $250 al mes

* Vigilancia: $750 al mes

* Carga de gas: $50 por carga

* Recolección de basura: $150 al mes

* Jardinería: $200 por 10m2

Los ingresos que deja un edificio de ocho a 10 departamentos está entre $5,000 y $6,000. Esto te permitirá establecer tus metas. Si quieres generar $30,000 tendrás que encontrar cinco o seis edificios para administrar.

Ejercicio Financiero

$95,000 es la inversión necesaria para insertarte en esta área de oportunidad. Es baja debido a que sólo requieres una oficina para realizar las tareas administrativas de la intermediación. Para arrancar sólo se contempla un equipo básico de cómputo con Internet y teléfono móvil. Pero el activo más importante será tu vehículo. Si cuentas con uno propio, la inversión se reduciría a prácticamente a $30,000.

Para este ejercicio, el proyecto considera que, en promedio, cada inmueble a administrar cuenta con 10 departamentos, casas u oficinas, las que pagarían una cuota mensual de $1,050 por servicios de limpieza, vigilancia y reparaciones menores. En la práctica, las cuotas de mantenimiento para solventar los servicios de jardinería, plomería, pintura y electricidad se cobran como extras. Una vez que empieces a firmar los primeros contratos y conforme vayas haciéndote de otro edificio para administrar, al quinto mes se contempla la contratación de dos empleados: un mensajero que se hará cargo de los pagos en bancos o en oficinas y posteriormente una recepcionista que atenderá en el despacho, recibiendo un salario de $4,000 mensuales cada uno. Estos salarios, junto con las rentas, conforman los egresos más fuertes, representando el 63% de los gastos totales anuales, mientras que la gasolina y transporte significan otro 22%, y los servicios de teléfono y luz se llevan un 14% y 1%, respectivamente.

Así, en un escenario moderado, se arrancaría con sólo un inmueble por administrar, cuyos ingresos no cubrirían los gastos del primer bimestre, sino que se empezarían a registrar números negros hasta cerrar dos contratos. De esta forma, a los siete meses es posible manejar cuatro y obtener ganancias por $20,000. En la medida que la empresa consiga más condominios es posible alcanzar ganancias por $40,000 al cierre del primer año (con la administración de seis edificios). En promedio, se obtendrían ingresos mensuales por $30,000 y ganancias por casi $20,000, llegando a registrar hasta un 50% de margen de utilidad.

HERRAMIENTAS

Asociación Mexicana de Profesionales Inmobiliarios, A.C. Lic. Noé Silva Rodríguez (AMPI Toluca) 5556-4260/ www.ampi.org

Integra - Servicios Integrales. C.P. Carlota Jaimes Gorostieta. (722) 280.91.65 y 219.79.64

Corredor inmobiliario y administradora de condominios. ivantgb@hotmail.com

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