Oct
24
2014

Negocios "en la nube"

Conoce las aplicaciones en Internet con las que podrás acceder a la información de tu empresa ¡desde cualquier ubicación!

Por Adam Pash
03-09-2011

 Confirmado: Internet no sólo es el medio de comunicación que más ha crecido en los últimos años, sino que modificó el comportamiento de los seres humanos en varios aspectos. Esto incluye la manera de resolver prácticamente todas las tareas cotidianas mediante diferentes usos: desde como una fuente de consulta para realizar investigaciones, hasta como bolsa de trabajo virtual y las populares redes sociales.

Mientras que el impacto que ha tenido en el mundo de los negocios es igual o más profundo que en la vida cotidiana. Hoy, se vive el inicio de grandes cambios en cuanto a la forma de llevar a cabo ciertas actividades empresariales que hace apenas unos años se hacían de una manera distinta. Por ejemplo, si necesitas un archivo importante y no estás frente a tu computadora, basta con conectarte a la Web –ya sea por medio de otra PC o dispositivo móvil– para tener acceso al documento requerido. Así de sencillo.

En medio de esta revolución tecnológica destaca una herramienta que promete convertirse (a corto plazo) en una de las soluciones más eficientes para mejorar el flujo de trabajo de las empresas. El cloud computing o “la nube” es un conjunto de aplicaciones y servicios para guardar y procesar datos en Internet, sin importar si estás en tu casa o en la oficina.

Compañías como Google proporcionan un sistema de almacenamiento que, en ocasiones, es más confiable y seguro que el que se utiliza en la mayoría de las empresas. Esto debido a que si tu disco duro falla o tu computadora se colapsa, no tienes por qué preocuparte por tus datos, ya que se encuentran almacenados en un sitio Web externo seguro.

De esta manera, utilizando las aplicaciones correctas puedes tener toda tu información en la nube en cuestión de minutos y acceder a ella de manera fácil desde tu PC, laptop o smartphone.

La buena noticia es que se puede gozar de todas estas ventajas sin dejar de lado las aplicaciones del escritorio. Si a esto le agregas el know how (conocimientos técnicos) adecuado, tienes la posibilidad de enlazar las aplicaciones y datos más importantes de tu negocio con la Web. Por lo tanto, todo estará disponible desde cualquier navegador y, lo más importante, respaldado en la nube.

Herramientas efectivas
Existen varias opciones para sincronizar la información de tu empresa con la nube. A continuación se presentan algunas de las soluciones más populares y que mayor confianza han ganado en el mercado. De hecho, varias de ellas son aplicaciones de Google, el buscador más popular alrededor del mundo.

Microsoft Office Live. Dado que en los negocios se produce una gran cantidad de documentos, hojas de cálculo y presentaciones, hay que asumir que se utiliza Microsoft Office de manera regular y cotidiana. Si bien la mayoría de las alternativas en Internet no están cerca de igualar las funciones y el poder de esta herramienta, sí hay buenas opciones para integrar las aplicaciones más populares de Office con la Web.

El servicio de Live Workspace de Microsoft trabaja con Word, Excel, y Power Point. El objetivo es eliminar la necesidad de cargar todo el tiempo con una unidad de almacenamiento –como USB o disco duro externo–, permitiendo al usuario guardar los tres tipos de documentos Office en este sitio (http://workspace.officelive.com).

Cuando almacenas un documento en LiveWorkspace, lo puedes abrir desde cualquier navegador, compartirlo con más personas en tu área de trabajo y editar su contenido en tu computadora con Microsoft Office. Todos los archivos quedan guardados en los servidores de Microsoft. Para empezar a utilizar esta aplicación en tu PC, descarga Microsoft Office Live para Office.

Google Docs. El sitio de Google de aplicaciones de Office en línea es una solución que cumple con las mismas funciones que LiveWorkspace. Esta opción cuenta con un par de herramientas. La primera es Memeo Connect, que cumple con la función de sincronizar todo documento entre tu computadora y Google Docs. También puedes elegir entre editarlo de manera local en Office o hacerlo en línea.

Por otro lado, si trabajas en equipo o en colaboración con varias personas (dentro y fuera de tu organización), una alternativa efectiva es OffiSync. Una vez instalada, su desempeño es similar a Memeo Connect, permitiéndote tener acceso y editar cualquier archivo desde tu PC o por medio de Google Docs. Así, los usuarios pueden trabajar en un mismo documento de manera simultánea.

Calendario. El hecho de estar sincronizado con la nube, te asegura que siempre tendrás acceso a tu itinerario: planear citas, recordar eventos importantes y básicamente mantener tu vida organizada. Tanto Google Calendar como Google Calendar Sync para Microsoft Outlook son dos programas que cumplen con estas funciones. Si instalas cualquiera de ellos, el calendario ofrece una sincronización de dos vías entre el Outlook Calendar de tu computadora y Google Calendar.

Si cuentas con una BlackBerry, iPhone o Nokia S60, Google Sync sincroniza de manera inalámbrica el calendario a tu dispositivo móvil, para que puedas consultar tu itinerario conforme transcurra la jornada. De este modo, puedes agregar una cita o compromiso y, sobre todo, tener la certeza de que tus actividades estarán perfectamente actualizadas en tu PC, la nube y el celular.

Contactos. Son una parte crucial de tu negocio. Por lo tanto, es clave tenerlos a salvo, disponibles desde cual-quier lugar y mantenerlos con los últimos datos. Si decides utilizar Google Apps Premier Edition (lo cual no sería una mala idea si tienes intenciones de sincronizar toda tu información con la nube de Google), también tendrás acceso a Google Apps Sync para Microsoft Outlook –una herramienta que sincroniza tus contactos de Outlook y Google Contacts–.

Si no te quieres comprometer con Google Apps Premier, dispones de otra herramienta llamada GO Contact Sync. ¿Lo que buscas es una aplicación que no pertenezca a Google? Plaxo provee un servicio organizador de contactos en línea, el cual los sincroniza de manera efectiva con tu Outlook.

Nota: tanto Google Contacts como Google Calendar se sincronizan con tu BlackBerry, iPhone y Nokia S60. Google Sync es particularmente útil cuando agregas contactos nuevos desde tu celular, porque de manera inalámbrica e inmediata lo hace en la nube y en tu PC.

* Adam Pash es un gurú de la tecnología y editor en jefe de Lifehacker (http://lifehacker.com), un sitio Web especializado en hacer tu vida más fácil con la ayuda de tu computadora.

MÁS OPCIONES PARA TRABAJAR  EN LÍNEA
DropBox (www.dropbox.com). Es un disco duro virtual, es decir, un espacio de 3 Gigabytes (GB) en el que es posible almacenar tus archivos. La ventaja es que puedes compartir carpetas con tus colaboradores. De este modo, ellos también tienen acceso y pueden trabajar de manera conjunta. Existe una versión de paga para aumentar el espacio virtual, pero los 3GB son más que suficientes.

MobileMe (www.apple.com/mobileme). Además de una cuenta de correo electrónico, es un sistema para sincronizar tus fotos, calendarios, contactos, correos electrónicos y otros archivos entre computadoras, iPhone, iPod touch y hasta el iPad. Cuenta con un espacio de almacenamiento de hasta 20GB y tiene un precio de US$100 al año.

SkyDrive (skydrive.live.com). Se trata de la versión de almacenamiento virtual de Microsoft y su plataforma Live (que incluye Hotmail y Messenger). Es un espacio de 25GB gratuitos para almacenar todo tipo de archivos, compartir carpetas con tus amigos e incluso mandarlos vía mail.

Nota: para conocer más soluciones que te ayudarán a mejorar tu desempeño, consulta el reporte especial Moviliza tu negocio.

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