Oct
30
2014

Por qué se malentienden tus e-mails

Deja de lado la cortesía exagerada. Para transmitir tus ideas de forma clara, efectiva y directa es mejor utilizar mensajes cortos.

Por Ross McCammon
07-04-2012

Supongamos que en tus correos electrónicos no hay errores de ortografía, palabras extrañas, abreviaturas que sólo tú puedes descifrar o citas en otro idioma, pero de todas maneras se malinterpretan o la información se tergiversa. ¿Qué estás haciendo mal? Una razón puede ser que sean demasiado largos. A pesar de que la percepción generalizada dicta que ser tajante es sinónimo de grosero o brusco, la verdad es que es la mejor estrategia, sobre todo para un negocio que busca ser eficiente en su estrategia de comunicación.

Un ejemplo de un e-mail que va al punto: “Soy Joaquín, del restaurante Esteban’s. Necesito 10 litros más de salsa roja”. Respuesta: “En 10 minutos llega”. Quizá brusco y tajante; sin embargo, correcto. Si bien se trata de pocas palabras, son las esenciales para trasmitir el mensaje. De esta manera, la posibilidad de que sea malinterpretado será casi inexistente.

Algunas consideraciones

Para en empezar, toma en cuenta que las mejores respuestas de un correo electrónico tienen una sola palabra: “sí”. Por ejemplo: “¿Puedes ir a comer?” “Sí”. “A las 7:30 p.m.” “Sí”. Este tipo de cadenas de mails pueden parecer bruscas, aunque son muy eficientes. Cuando brindas una respuesta así, eliminas los correos de ida y vuelta. El riesgo, claro, es herir los sentimientos de la otra persona. Pero al hablar de negocios y, específicamente cuando es cuestión de correos electrónicos, las emociones no tienen mucha cabida.

De hecho, ya existe una tendencia que apoya esta teoría. Chris Anderson, curador de las conferencias TED –dedicadas a temas vanguardistas, de gran impacto actual– escribió un documento que llamó Guía de e-mail: 10 reglas para invertir el espiral de correo electrónico. Las principales preocupaciones que el autor expresa en el texto tienen que ver con la consideración por el tiempo del otro, celebrar la claridad y evitar el envío de demasiadas copias (CC).

Lo más significativo que Anderson propone es que “corto no significa grosero”. La idea de trasfondo es dejar de tomar las cosas personales, sobre todo, cuando se trata de intercambiar información. Ahora bien, si la respuesta tarda algo de tiempo o es casi inmediata, no tiene importancia, hay que relajarse. “Debemos de asumir que todos tenemos la bandeja de entrada llena y muchas cosas que hacer además de responder cada mensaje”, señala el experto.

La filosofía de los correos  

Para que tus mails no sean malinterpretados, la propuesta es la siguiente: piensa en una persona famosa, por ejemplo Robert De Niro, ¿qué escribiría en un correo? Seguramente sus respuestas incluirían: sí, no, perfecto y hazlo. Si amerita una conversación prolongada, entonces lo mejor es hablar por teléfono.

Por su parte, Will Schwalbe, coautor junto con David Shipley, de Envía: la guía esencial para enviar un correo electrónico de negocios o personal (Send: The essential guide to email for office and home), dice que “recibir un correo electrónico no significa que debas de responder por la misma vía”.

Si estás confundido o enojado, lo recomendable es que programes una reunión. Así que descuelga el teléfono, visita a la persona, escribe una carta o haz cualquier otra cosa que no involucre el mail. Otra recomendación es dejar de lado la cortesía exagerada o sin sentido, que sólo le hará perder el tiempo a ambas partes. También tienes que considerar que algunas veces se trata sólo de un correo informativo, por lo que no es necesario responder.

Volviendo a la analogía: si eres Robert De Niro y las personas han aprendido a mandarte mensajes con la información esencial porque tu apretada agenda sólo te permite leer y responder lo estrictamente necesario, significa que serás más eficiente y al final resolverás las cosas más rápido.

Un colega de la revista frecuentemente termina sus correos con las palabras: “Va a estar genial”. No sabemos si realmente lo cree o piensa todo lo contrario. Tal vez es sarcástico o irónico. Pero al final no importa, el mensaje de esperanza y confianza es alentador.

Irónicamente, considerando el propósito del artículo, esta clase de mensaje no es para nada eficiente. En cambio, si todos tus correos son tajantes, pero una que otra vez mencionas algo más emotivo, lo más seguro es que el mensaje recibirá la atención que merece, será memorable y es poco probable que se malinterprete.

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